複雑な工程を独自メソッドで可視化・再構築し、BPOで約3倍のお客様数増加を後押し

ソロエル株式会社 様

  • BPO
  • CRMコンサルティング
  • バックオフィス
  • コンサル/販売代行/SaaS
背景画像 背景画像SP

こんな人に見てほしい

  • 自動化が困難な業務を可視化し、適正な業務工程に改善したい

  • 業務品質の向上・業務負荷の軽減を両立したい

  • 事業成長を見据えたベストプラクティスを提案して欲しい

ISSUE 課題

  • 事業拡大に伴う、運用マネジメントの負荷軽減

  • 複雑な業務プロセスと属人的な運用の解消

  • 業務工数の適正化

INSTALLATION SERVICE 導入
サービス

  • BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

    各種マスタメンテナンス業務、
    システムユーザからのお問い合わせ業務

  • コンサルティング&アナリシス

    各プロジェクトの導入支援、及びサービス利用促進に伴う調整業務

RESULTS  成果

  • 業務の細分化と効率化により、年間10.8%の生産性向上

  • ソロエル様の社内サポートデスクコンテストにて マスタメンテナンス業務のチームが最優秀チーム賞を3年連続受賞

  • 約3倍のお客様数増加を後押し

コミュニケーターの特性に合わせた教育及び運用メソッド

お話を伺った方

プラットフォーム・ソリューション 部長 宇佐見 泰久 様
プラットフォーム・ソリューション プロキュアメント・ソリューション 高橋 桃子 様
クライアント・パートナー カスタマーサクセス マネージャー 古田 一美 様

複雑なシステムだからこそ、BPOの利点が発揮される

ソロエル様は、導入企業の物品材の購買からサービス材の契約管理まで、購買を行う企業と間接材(※)を販売する企業をつなぐ購買プラットフォーム「SOLOEL 購買システム」に加え、マスタメンテナンス代行や購買業務代行等の付随サービスを提供することで、間接材購買プロセス全体をワンストップで支援することを実現している企業様です。
※業務を進めるうえで必要な直接材以外の購買品。売上や利益に直結する購買品は「直接材」。
「SOLOEL 購買システム」を導入することで、企業は事業部門および従業員の購買業務を一括で管理できるため購買プロセスを「見える化」でき、コンプライアンスの強化やコスト削減が可能となります。一方で、「SOLOEL 購買システム」のシステム運用においては、導入企業における各種マスタ(ユーザ、組織、住所など)のメンテナンスや取扱商品のマスタ管理の内容がご利用企業ごとに異なることによって複雑化し、業務を圧迫する状況にありました。

プラットフォーム・ソリューション 部長
宇佐見 泰久 様

「当初、自社で派遣社員を抱えて運営していたのですが、同時に当時は間接材購買の一括管理といった当社のサービスを認知してもらうための施策で手一杯だったことと、事業の拡大により運用マネジメントの限界を感じていました。そういった中でベルシステム24の提供するBPOの導入にメリットがあると判断したのです」
(ソロエル:宇佐見氏)

2013年からベルシステム24が受託していたシステムユーザからのお問い合わせ対応業務が評価され、新たなBPO業務の受託につながりました。業務フローの随所に適切な判断が求められる高難易度な業務でしたが、複雑なプロセスを可視化し、再構築することで、効率化と安定稼働を実現しています。ポイントは「業務プロセスの細分化」「個人の特性に合わせた人材配置」「経験と実績に裏付けられた運用メソッド」の3つです。

プラットフォーム・ソリューション プロキュアメント・ソリューション
高橋 桃子 様

業務プロセスを細分化し最適化

従来、SOLOELの運用では、導入企業のフロー等にあわせて、人事・会計システムとの連携有無や承認フローの運用など様々な設定が異なるため、導入企業ごとに担当者を固定していた一方で、同時に作業が属人化するといった課題が挙げられていました。

そこでベルシステム24ではこの業務プロセスを、28の業務に細分化、分析を行い、運用の改善案を導き出しました。「カタログマスタ」「取引先マスタ」「企業マスタ」といった複数のマスタのメンテナンス方法をナレッジ化し、管理を一元化することで、作業効率を向上させることにより年間10.8%の生産性向上を実現しています。

個人の特性に合わせた人材配置と徹底した教育

さらに、業務プロセスを「組織マスタ業務」「契約関連業務」「カタログマネジメント業務」といった28の業務に細分化したことで、コミュニケーターを適したポジションに配置することが可能となりました。これによって、効率的かつ正確な業務運用を実現するとともに、コミュニケーターのスキルマップとスキルパスを明確化することで、人材育成面でも効果を上げています。
「毎月の定例会で、各コミュニケーターのスキルアップ情報や研修予定などを報告していただけるので、今後どのようなロードマップで業務を進めるのかを把握でき、安心してお任せできます」(ソロエル:高橋氏)

スキルマップの設定により、きめ細かい研修を実現、業務開始から8年を経た現在でも、在籍者の半数以上が長期の継続勤務者で、ハイパフォーマーとして活躍しています。

ベルシステム24ならではの緻密な運用メソッド

業務運用の効率化およびコミュニケーターのスキル向上を実現した要因は、1,000社超のクライアント企業の多岐にわたる業務で培ったベルシステム24の知見および運用メソッドの活用によるものです。毎月の定例会では、様々な課題に対し、直近約4年間で73の改善提案を行うなど、継続的に運用の効率化を進めています。

BPO範囲を拡大。担当者が導入企業との検討会議に参加するなどパートナーとして活躍

2019年からは、新たな企業へのシステム導入支援や、導入企業への月次の利用報告書の作成など、業務範囲を拡大しています。コミュニケーターがソロエル様とともに導入企業のシステム導入に至るまでの定期的な検討会議に参加し、重要なパートナーとして活躍しています。

「ベルシステム24のコミュニケーターの方に検討会議に参加いただくのは、SOLOEL 購買システムとそれに付随する業務運用面について熟知されているからです」(ソロエル:古田氏)
これまでは新たな案件が発生するごとに、ソロエル様自身でスポット契約でスタッフを雇用し、常にゼロから教育するという負荷がありましたが、ベルシステム24のBPOを活用することで、業務効率化および生産性の向上を実現しています。

本業務を受注した当初は、「SOLOEL 購買システム」を利用する11企業のマスタ情報メンテナンスでしたが、現在は35の企業に増加し、その他のBPO業務を受注するまでに拡大してきました。
「我々が発展していくためには、ベルシステム24さんのサポートは欠かせません。今後も、様々なご提案をいただきながら共に歩んでいきたいと考えています」(ソロエル:宇佐見氏)

ソロエル株式会社 様

企業サイト:https://www.soloel.com/

「お客様とともに進化する」という企業理念のもと、お客様とサプライヤを繋ぐ間接材購買プラットフォームと多彩な業務代行サービスを提供しているソロエル株式会社様。あらゆる業種のお客様に、物品材の購買からサービス材の契約管理まで、間接材購買プロセス全体をワンストップでご支援されています。カスタマーサービスの領域においては、VOC分析結果をサービス進化に反映する活動や、在宅化推進によるBCP強化など、新たな取り組みに積極的にチャレンジされています。

CASE LIST関連する導入事例

「BPO」のその他の事例

「CRMコンサルティング」のその他の事例

「バックオフィス」のその他の事例

RELATED SERVICES関連サービス