まずは、バックオフィスで取り扱う全ての情報を洗い出し、重要度に応じて分類しましょう。人事部門であれば従業員の個人情報・給与データ・評価記録、経理部門であれば請求書・振込情報・財務諸表、総務部門であれば契約書・稟議書・社内規程などが該当します。

情報を「機密性」「完全性」「可用性」の三つの観点から評価します。機密性とは情報の秘密度、完全性とはデータの正確さ、可用性とは必要な時にアクセスできるかを意味します。例えば給与データは機密性が極めて高く、経理データは完全性が重要で、業務マニュアルは可用性が求められるといった具合です。

この分類により、どの情報に優先的に対策を講じるべきかが明確になります。

バックオフィスが直面する具体的な脅威を理解することで、効果的な対策を立てられます。

外部からの脅威としては、フィッシングメールによる情報窃取、ランサムウェアによるデータ暗号化、標的型攻撃による長期的な情報漏洩などがあります。特にバックオフィス担当者を狙った巧妙なフィッシングメールは増加傾向にあり、「請求書の確認」「人事情報の更新依頼」などを装った攻撃に注意が必要です。

内部のリスクも見逃せません。従業員による誤操作でのデータ削除、メール誤送信による情報漏洩、USBメモリの紛失、退職者によるデータ持ち出しなどは、実際に多く発生しているインシデントです。また、物理的なリスクとして、オフィスへの不正侵入、書類の盗難、廃棄書類からの情報漏洩なども考慮する必要があります。

特定した脅威について、「発生確率」と「影響度」の二軸でマトリクスを作成し、優先的に対処すべきリスクを可視化します。以下は一般的なバックオフィス業務における評価例です。

このような評価を行うことで、限られたリソースを効果的に配分できます。

システムやファイルへのアクセス権限は、業務上必要な範囲に限定します。新入社員の入社時や人事異動の際には、速やかに適切な権限設定を行い、退職者のアカウントは当日中に無効化する運用ルールを徹底しましょう。

共有フォルダは部署ごと・プロジェクトごとに細かく権限を設定し、全社員がアクセスできる状態は避けます。特に給与データや人事評価など機密性の高い情報は、アクセスできる人数を最小限に絞ることが重要です。定期的に権限の棚卸しを実施し、不要なアクセス権が残っていないか確認する習慣をつけましょう。

パスワードは全てのセキュリティ対策の基礎となります。最低12文字以上で、英数字と記号を組み合わせた複雑なパスワードを設定し、システムごとに異なるパスワードを使用します。

パスワード管理ツールの導入により、複雑なパスワードでも従業員の負担を軽減できます。また、条件が整う環境では、パスワードに加えて認証アプリやSMSでの確認コードを組み合わせた多要素認証を導入することで、セキュリティレベルを大幅に高められます。

メール誤送信は最も発生頻度が高いインシデントの一つです。添付ファイルを含むメールや社外への送信時には、必ず宛先とファイルを再確認する習慣を徹底します。

実践的な対策として、送信前に一度下書き保存し、数分後に再確認してから送信する、重要なメールは同僚にダブルチェックを依頼する、BCCとCCの使い分けを明確にする、といったルールを設けましょう。機密情報をメールで送る際は、ファイルにパスワードを設定し、パスワードは別の手段で伝える運用が基本です。可能であれば、セキュアなファイル転送サービスの利用を検討しましょう。

重要なファイルは暗号化して保存することで、万が一の漏洩時にも内容を保護できます。特にUSBメモリやクラウドストレージに保存するファイルは必ず暗号化しましょう。暗号化ツールは使いやすさも重要な選定基準です。操作が複雑だと従業員が使わなくなるため、シンプルで直感的に使えるものを選びます。

定期的なバックアップは、ランサムウェア攻撃やシステム障害からデータを守る最後の砦です。バックアップは自動化し、人的ミスを防ぎます。バックアップデータは本番環境とは別の場所に保管し、定期的に復元テストを実施して、いざという時に確実に使えることを確認しましょう。

インシデント発生時の報告先、連絡手順、対応責任者を事前に明確にしておきます。担当者が迷わず行動できるよう、フローチャート形式でマニュアル化しておくと効果的です。

例えば、メール誤送信が発覚した場合の対応手順を具体的に定めます。まず上司への報告、次に送信先への連絡とメールの削除依頼、そして情報システム部門への報告といった流れを明文化しておきましょう。ランサムウェア感染の疑いがある場合は、速やかにネットワークから切り離し、感染拡大を防ぐことが最優先です。

インシデント発生時には、証拠を適切に保全することが重要です。関連するログファイル、メール、ファイルの更新履歴などを、改変される前に保存します。原因究明では、いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、という5W1Hの視点で事実関係を整理します。

原因が明らかになったら、同様のインシデントを防ぐための具体的な対策を講じます。技術的な対策だけでなく、業務フローの見直しや教育の強化など、多角的なアプローチが必要です。

年に複数回、全従業員を対象としたセキュリティ研修を実施します。座学だけでなく、実際に起きたインシデント事例を題材にしたケーススタディや、グループディスカッションを取り入れることで、理解が深まります。

研修では、最新の攻撃手法や、実際に受信する可能性のあるフィッシングメールの見分け方など、実務に直結する内容を中心に扱いましょう。不審なメールを実際に送信する模擬訓練を実施することで、従業員の対応力を測定し、改善につなげられます。訓練で引っかかった従業員を責めるのではなく、学びの機会として前向きに活用することが大切です。

セキュリティは特定の担当者だけの責任ではなく、全員で守るものという意識を浸透させます。気軽に質問や相談ができる雰囲気づくりや、優れた取り組みを共有する仕組みなどを通じて、組織全体のセキュリティ文化を育てていきましょう。

小さな違和感や疑問を放置せず、すぐに報告・相談できる環境が、大きなインシデントを未然に防ぐことにつながります。セキュリティに関する疑問や不安を気軽に相談できる窓口を設置し、従業員が安心して相談できる体制を整えることが重要です。

BPO導入によるセキュリティ・コンプライアンス体制の構築について、より詳しい情報はこちらの記事で解説していますので、ぜひご参照ください。