デジタル化が進む現代のビジネス環境において、AI-OCR（AI Optical Character Recognition）とRPA（Robotic Process Automation）の活用が注目を集めています。AI-OCRは紙文書やPDFから情報を高精度で読み取る技術であり、RPAは定型業務を自動実行する技術です。AI-OCRとRPAを連携させることで、従来は困難だった紙文書の処理からシステム入力までを一貫して自動化できます。企業のDX推進においても、AI-OCRとRPAの組み合わせは重要な役割を果たしています。本記事では、AI-OCRの基本とRPAとの違い、両者を連携させるメリット、さらに導入手順や活用方法まで詳しく解説します。これからデジタル変革に取り組む企業や自治体の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

AI-OCRとは、人工知能技術を活用した文字認識システムのことです。紙の書類やPDF、画像データなどに記載された文字情報をデジタルデータとして読み取る技術で、従来のOCRと比較して認識精度の改善が期待できます。

従来のOCR技術では、あらかじめ登録されたテンプレートやパターンに基づいて文字を認識していたため、書式が異なる文書や手書き文字の読み取りが困難でした。一方、AI-OCRは機械学習やディープラーニングの技術を活用することで、印刷された文字だけでなく、ある程度整った手書き文字や複数のレイアウトパターンに対応しやすくなっています。こうした技術の進化により、企業や自治体における書類処理業務の効率化が進みつつあります。

RPA（Robotic Process Automation）は、ソフトウェアロボットを使って人間が行う定型的なパソコン作業を自動化する技術です。データ入力やシステム間の情報転記、メール送信など、ルールが明確な業務を人に代わって実行します。

AI-OCRとRPAの違いは、その役割にあります。AI-OCRは「紙やPDFから情報を読み取る」技術であるのに対し、RPAは「読み取った情報を使って業務を自動実行する」技術です。つまり、AI-OCRが入口、RPAが処理の実行という関係性にあり、両者を組み合わせることでDX推進における強力なソリューションとなります。

RPAの特徴として、既存システムのコードに手を入れることなく導入可能な点が挙げられます。通常、業務システムの統合や改修には多大なコストと時間がかかりますが、RPAはユーザーインターフェース（UI）を通じて操作を行うため、システムの内部構造を変更する必要がありません。ただし、導入時には動作環境の整備や設定作業が必要となる場合があります。

AI-OCRとRPAは、それぞれ単独でも業務効率化に貢献しますが、両者を連携させることで、さらに大きな効果が期待できます。AI-OCRが紙やPDFから情報を読み取り、その情報をRPAが自動的に各種システムへ入力するという一連の流れを自動化できるのです。

AI-OCRとRPAの連携は、さまざまな業務領域で活用されています。ここでは、代表的な活用シーンをご紹介します。

AI-OCRとRPAの連携による業務効率化を実現するには、適切な導入計画と運用体制の構築が重要です。ここでは、導入を推進する際の具体的な手順と検討ポイントをご紹介します。

AI-OCRとRPAの連携は、単なる業務の一部自動化にとどまらず、業務プロセス全体を変革する可能性を持っています。紙文書やPDFからのデータ抽出から、各種システムへの入力、関係者への通知まで、適切な導入と運用によって業務効率の大幅な向上が期待できます。処理スピードと正確性が向上するだけでなく、従業員がより創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境を整えることができます。導入にあたっては、現状の業務プロセスを丁寧に分析し、効果の出やすい領域から段階的に進めることが重要です。適切なツール選定と運用体制の構築により、持続的な業務改善を実現できるでしょう。